Séminaires et Congrès

Explorez une nouvelle dimension dans l’organisation de vos séminaires et congrès avec Evencia Agency, où l’excellence devient la norme. Nous mettons à votre disposition une expertise sans égale, avec des services sur mesure pour vous offrir une expérience événementielle unique. Que ce soit pour un séminaire, un congrès ou une conférence, la réussite de ces moments clés repose sur l’excellence des présentations et des intervenants. Ainsi, nous sommes guidés par la rigueur, la créativité et l’adaptabilité, des principes essentiels qui inspirent toutes nos futures collaborations. Et l’engagement de notre agence événementielle se traduit par la conception méticuleuse d’événements qui reflètent parfaitement votre identité et répondent à vos besoins uniques. Redéfinissez l’excellence événementielle avec Evencia
Parmi nos réalisations

ORGANISER UN CONGRÈS

Une fusion de connaissances et d’innovation L’objectif d’un congrès est d’ouvrir de nouvelles perspectives pour votre entreprise. C’est pourquoi son organisation exige une logistique impeccable et une gestion minutieuse. Nos services pour l’organisation de congrès embrassent la complexité de ces événements. En effet, notre agence événementielle assure la coordination de chaque détail. De la recherche et la réservation du lieu idéal à la gestion des inscriptions ou des intervenants, en passant par la création d’un programme diversifié, nous assurons une planification complète. En outre, nous apportons une touche innovante à chaque congrès. Créant de la sorte un environnement propice aux échanges intellectuels. Concrètement, l’organisation de votre congrès commence avec :
  • La création de site Web one page ou de Landing page avec la charte graphique spécifique à votre événement.
  • La préparation du kit séminaire personnalisé
  • L’envoi et le suivi des invitations
  • La confirmation et le suivi des préinscriptions des conférenciers
  • Le choix des lieux d’hébergement et des salles en fonction des besoins du congrès
  • La sélection du matériel nécessaire (matériel de projection, chronomètres pour les intervenants, boîtiers ou tablettes pour les quiz, etc.)
  • Le badging sur site, le suivi des transferts et la logistique des hôtes
  • Le dîner en extérieur et la visite guidée pour les invités
  • L’assistance et la mise à disposition de personnel technique et de personnel d’accueil pendant l’événement
  • La préparation des rencontres B2B en amont via une application appropriée
  • Le reportage photo et vidéo.

ORGANISER UN SÉMINAIRE PROFESSIONNEL

Un investissement dans le développement de vos équipes
Les séminaires professionnels sont l’occasion de stimuler la collaboration et de renforcer les compétences. Evencia Agency conçoit des séminaires sur mesure, intégrant des activités interactives et des sessions de formation pour catalyser le développement de vos équipes et maximiser l’impact. Ainsi, nous intégrons des ateliers interactifs, des sessions de formation sur mesure et des activités de renforcement d’équipe pour créer une expérience éducative et engageante. Car nous visons à stimuler la collaboration et à donner à vos équipes des outils pratiques pour exceller. En plus, l’une des responsabilités cruciales assumées par notre agence lors de la mise en place d’un séminaire professionnel concerne particulièrement l’aspect économique. Cela implique en premier lieu la gestion méticuleuse de votre budget. De même, pour assurer la réussite de votre séminaire, nous mettons à votre disposition :
  • Hôtels de différentes catégories, allant de 2 à 5 étoiles.
  • Des complexes spécialement conçus pour les séminaires, comprenant des amphithéâtres, des tentes, une plénière de 500 m², des salles de conférence équipées de tout le matériel nécessaire (Wifi, équipement de projection, sonorisation, service technique, traduction, etc.).
  • Soirées personnalisées, telles qu’un dîner de gala sur une plage privatisée ou une soirée thématique selon vos préférences.
  • Gestion complète des prestataires, y compris les hôtesses, le service audio et vidéo
  • Coordination de la communication, notamment les invitations, les badges, les cadeaux, et les relations presse.

FAQ

Nous évaluons attentivement vos besoins spécifiques, le nombre de participants, ainsi que vos préférences afin de sélectionner un lieu qui reflète l’essence de votre conférence. Et grâce à notre réseau étendu de partenaires, nous vous offrons des options diversifiées.

Nous débutons par une analyse approfondie de vos objectifs, puis nous gérons la logistique, la promotion, et coordonnons l’événement le jour J. Ainsi, notre approche holistique garantit le succès de votre congrès de manière complète, du début à la fin.

Absolument, nous adaptons chaque séminaire professionnel en fonction de vos objectifs, de la taille de votre groupe et des compétences que vous souhaitez développer. Ainsi, chaque séminaire est conçu sur mesure pour répondre de manière unique à vos besoins.

Nous intégrons des méthodes interactives, des ateliers et des discussions pour encourager une participation active. En outre, nos animateurs expérimentés captivent l’audience. Veillant à ce que chaque participant s’engage pleinement dans l’événement.

Oui, nous proposons des solutions hybrides permettant une participation à distance. Ainsi, que ce soit pour des séminaires ou des congrès, nous nous assurons que chaque participant puisse bénéficier de l’expérience. Et ce, peu importe sa localisation.

Notre agence événementielle apporte son expertise en logistique, sa créativité et son expérience pour assurer une planification sans stress. Ainsi, cela permet à votre entreprise de se concentrer sur le contenu et l’engagement des participants.

Tout d’abord, nous établissons des plans détaillés et nous anticipons les défis potentiels. De plus, nous assurons une communication claire avec tous les fournisseurs et participants. En outre, notre équipe expérimentée est prête à résoudre rapidement tout problème imprévu.

La durée dépend de vos objectifs spécifiques, des sujets à aborder et des activités que vous souhaitez inclure. Ensuite, nous collaborons avec vous pour concevoir un programme à la fois informatif et engageant pour vos participants.

Nous prenons en charge la coordination des déplacements et la gestion de l’hébergement pour les intervenants internationaux. De plus, notre équipe multilingue facilite la communication pour garantir une expérience fluide.

Pour Evencia, la confidentialité est une priorité. En effet, nous utilisons des systèmes sécurisés et des protocoles de confidentialité stricts. De plus, nous collaborons avec des partenaires de confiance pour assurer la sécurité totale des informations liées à vos événements.